Privacyreglement Mondial VSN Verhuizingen
Inwerkingtreding: 00-00-0000
Versie: 1.0
1. Begrippen
In dit reglement worden de volgende begrippen gebruikt:
- AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679).
- UAVG: Uitvoeringswet AVG.
- Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
- Verwerken: elke handeling die wordt uitgevoerd met persoonsgegevens, zoals verzamelen, opslaan, raadplegen, wijzigen, verstrekken of verwijderen.
- Betrokkene: de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
- Verwerkingsverantwoordelijke: Mondial VSN Verhuizingen B.V.
- Verwerker: een partij die persoonsgegevens verwerkt namens Mondial VSN Verhuizingen
- Datalek: een inbreuk op de beveiliging die leidt tot vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde toegang.
2. Reikwijdte
Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingvan persoonsgegevens binnen Mondial VSN Verhuizingen zowel digitaal als oppapier.
Het omvat gegevens van onder andere:
- klanten
- medewerkers
- sollicitanten
- leveranciers
- samenwerkingspartners
3. Verwerkingsdoeleinden en grondslagen
Mondial VSN Verhuizingen verwerkt persoonsgegevensuitsluitend voor gerechtvaardigde, vooraf bepaalde doelen. Voor elk doel is eenwettelijke grondslag bepaald.
3.1. Doeleinden
Persoonsgegevens worden verwerkt voor:
- uitvoering van verhuis-, opslag-, logistieke en circulaire diensten
- uitvoeren van werknemersadministratie, salarisverwerking en personeelsbeleid
- voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale wetgeving
- beheren van opdrachtbevestigingen, facturatie en contracten
- planning, projectadministratie en operationele afhandeling
- kwaliteitsverbetering en veiligheidsdoeleinden (ISO 9001/14001/45001)
- communicatie met klanten en leveranciers
- beveiliging van panden, voertuigen en digitale systemen
- afhandeling van klachten en geschillen
3.2. Rechtsgrondslagen
Afhankelijk van de verwerking is de grondslag:
- uitvoering van een overeenkomst
- wettelijke verplichting
- gerechtvaardigd belang
- toestemming van de betrokkene (alleen wanneer noodzakelijk en vrijwillig)
- vitaal belang (alleen in noodsituaties)
4. Soorten persoonsgegevens
Mondial VSN Verhuizingen verwerkt uitsluitend gegevens dienoodzakelijk zijn voor de genoemde doelen.
Dit kunnen onder andere zijn:
Klanten
- naam, adres, contactgegevens
- verhuisgegevens, inventaris, planning
- betalingen, factuurinformatie
- beeldmateriaal indien aanwezig (zoals bij schadeafhandeling)
Medewerkers / sollicitanten
- NAW-gegevens, contactinformatie
- personeelsdossier
- functie, opleiding, certificaten
- loonadministratie
- rijbewijs- en voertuigregistratie (voor CO₂‑rapportages en planning)
- VOG, indien wettelijk vereist
- verzuimgegevens (alleen minimale noodzakelijke informatie)
Leveranciers en partners
- contactinformatie
- contract- en factuurgegevens
Bijzondere persoonsgegevens worden alleen verwerkt als ditwettelijk toegestaan is en noodzakelijk is (bijvoorbeeld Arbo registratie ofVOG).
5. Verwerkers en doorgifte aan derden
Mondial VSN Verhuizingen werkt samen met leveranciers diepersoonsgegevens verwerken, zoals:
- HR- en salarispakketten
- ICT‑dienstverleners
- plannings- en ritadministratiesystemen
- Microsoft 365 en SharePoint
- beveiligingsleveranciers
- accountants en juridische adviseurs
Met iedere partij wordt een verwerkersovereenkomstgesloten conform artikel 28 AVG.
Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EuropeseEconomische Ruimte, tenzij er een geldige AVG‑grondslag bestaat (bijvoorbeeldEU‑US Data Privacy Framework of Standard Contractual Clauses).
6. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijkis.
Voorbeelden van bewaartermijnen:
- fiscale gegevens: 7 jaar
- sollicitatiegegevens: 4 weken (of 1 jaar met toestemming)
- personeelsdossiers: maximaal 2 jaar na einde dienstverband (tenzij wettelijk langer)
- klantdossiers: 7 jaar na financiële afhandeling
- CCTV-beelden: maximaal 28 dagen (tenzij incident)
Mondial VSN Verhuizingen heeft een intern overzicht metspecifieke bewaartermijnen per categorie.
7. Beveiligingsmaatregelen
Mondial VSN Verhuizingen treft passende technische enorganisatorische maatregelen, waaronder:
- versleuteling (encryptie) waar mogelijk
- strikte toegangsrechten
- beveiligde opslag in Microsoft 365 met tweestapsverificatie
- logging en monitoring
- fysieke beveiligingsmaatregelen (sluitplan, alarm, cameratoezicht)
- periodieke audits (ISO-certificeringen)
- back‑up- en herstelprocedures
- geheimhoudingsplicht voor medewerkers
8. Rechten van betrokkenen
Onder de AVG hebben betrokkenen de volgende rechten:
- recht op inzage
- recht op rectificatie
- recht op verwijdering (recht op vergetelheid)
- recht op beperking van verwerking
- recht op overdraagbaarheid (data portabiliteit)
- recht op bezwaar
- recht om toestemming in te trekken
- recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming
Verzoeken worden binnen één maand behandeld.
9. Datalekken
Een datalek wordt direct gemeld aan:
- de Functionaris Gegevensbescherming (indien aanwezig), of
- de directie
Indien er sprake is van een risico voor betrokkenen, wordthet datalek binnen 72 uur gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
In geval van een hoog risico worden ook betrokkenengeïnformeerd.
10. Cameratoezicht
Indien cameratoezicht wordt gebruikt:
- dit gebeurt uitsluitend ter beveiliging van personen en eigendommen
- beelden worden zo kort mogelijk bewaard
- betrokkenen worden geïnformeerd via zichtbare aanduidingen
11. Minderjarigen
Mondial VSN Verhuizingen verwerkt alleen persoonsgegevensvan minderjarigen (onder 16 jaar) met toestemming van ouders of wettelijkevertegenwoordigers.
12. Klachten
Betrokkenen kunnen een klacht indienen bij:
- Mondial VSN Verhuizingen (info@vsn-verhuizingen.nl) onder vermelding van Privacy klacht
- of rechtstreeks bij de Autoriteit Persoonsgegevens
13. Wijzigingen
Mondial VSN Verhuizingen behoudt zich het recht voor ditreglement te wijzigen.
Nieuwe versies worden gepubliceerd op de website en interngecommuniceerd.
14. Contactgegevens
Mondial VSN
E-mail: info@vsn-verhuizingen.nl
Telefoon: 030-7400800
